ПОЛОЖЕНИЕ о работе с персональными данными работников

Печать

Муниципальное автономное общеобразовательное учреждение

средняя общеобразовательная школа № 59 г. Челябинска

 

УТВЕРЖДАЮ

Директор    МАОУ СОШ № 59

г. Челябинска

__________С.В. Гаврилова

Приказ №  _____________

от «___»_______________2013г.

ПОЛОЖЕНИЕ

о  работе с персональными данными работников

муниципального автономного общеобразовательного учреждения средней общеобразовательной школы

№59 г. Челябинска

Общие положения

1.1           Настоящее Положение о работе с персональными данными работников Муниципального автономного общеобразовательного учреждения средней общеобразовательной школы № 59 г. Челябинска (далее - Положение) разработано в соответствии с Конституцией РФ, Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 149 – ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральным законом от 27.07.2006 № 152 – ФЗ « О персональных данных», Перечнем сведений конфиденциального характера, утвержденным Указом Президента РФ от 06.03.97 №  188, и иными нормативными актами, действующими на территории Российской Федерации.

1.2           Настоящим Положением определяется порядок получения, обработки, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных работника Муниципального автономного общеобразовательного учреждения средней общеобразовательной школы № 59 г. Челябинска (далее – МАОУ СОШ № 59 г. Челябинска), а также ведения его личного дела в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.

1.3           Цель настоящего Положения – защита персональных данных работников МАОУ СОШ № 59 г. Челябинска от несанкционированного доступа и разглашения.

1.4           В настоящем Положении будут использоваться следующие термины и определения:

Работник— физическое лицо, состоящее в трудовых отношениях с работодателем.

Персональные данные работника— информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождение, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация.

Обработка персональных данных работника— получение, хранение, комбинирование, передача, накопление, уточнение (обновление, изменение), распространение или любое другое использование персональных данных работника.

Распространение персональных данных работника - это действия, направленные на передачу персональных данных определенному кругу лиц (передача персональных данных) или на ознакомление с персональными данными неограниченного круга лиц.

Использование персональных данных работника – это действие (операция) с персональными данными, совершаемые получившим доступ к персональным данным лицом в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении работника или других лиц либо иным образом затрагивающих права и свободы работника или других лиц.

Защита персональных данных работника— деятельность управомоченных лиц по обеспечению с помощью локального регулирования порядка обработки персональных данных и организационно-технических мер конфиденциальности информации о конкретном работнике, полученной работодателем в связи с трудовыми отношениями.

Информационная система персональных данных работника – это информационная система, представляющая собой совокупность персональных данных, содержащихся в базе данных, а также информационных технологий и технических средств, позволяющих осуществлять обработку таких персональных данных с использованием средств автоматизации или без использования таких средств.

Конфиденциальная информация— это информация (в документированном или электронном виде), доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РФ.

Общедоступные персональные данные работников – это персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен с согласия работника или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяется требование соблюдения конфиденциальности.

Обезличивание персональных данных работника – это действия, в результате которых невозможно определить принадлежность персональных данных конкретному работнику.

2. Сбор, обработка и защита персональных данных работника

2.1.  Персональные данные работника относятся к конфиденциальной информации, то есть порядок работы с ними регламентирован действующим законодательством РФ и осуществляется с соблюдением строго определенных правил и условий. Данные требования установлены ст. 86 Трудового кодекса РФ и не подлежат изменению, исключению, так как являются обязательными для сторон трудового отношения.

2.2.         В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования:

2.2.1. Обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества работодателя, работника и третьих лиц;

2.2.2. При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией РФ, Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами;

2.2.3.  Все персональные данные работника следует получать лично у работника МАОУ СОШ № 59 г. Челябинска. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, характере подлежащих получению персональных данных (например, оформление запроса на прежнее место работы работника в целях выяснения его профессиональных качеств; запроса в учебное заведение о подлинности документа об образовании и т.п.) и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение;

2.2.4. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со статьей 24 Конституции РФ работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия;

2.2.5.  Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;

2.2.6. При принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных электронно или в результате их автоматизированной обработки.

2.3. Информация, содержащая персональные данные работников, используется МАОУ СОШ № 59 г. Челябинска, в частности, в целях выполнения требований:

- трудового законодательства иных актов, содержащих нормы трудового права, при приеме на работу, при предоставлении гарантий и компенсаций и др.;

- налогового законодательства, в  частности, в связи с исчислением и уплатой налога на доходы физических лиц, а также единого социального налога;

- пенсионного законодательства при формировании и предоставлении персонифицированных данных о каждом получателе доходов, учитываемых при начислении страховых взносов на обязательное пенсионное страхование;

- заполнение первичной учетной документации в соответствии с постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кадров и его оплате».

2.4. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом не менее чем за три рабочих дня и от него должно быть получено письменное согласие (либо письменный отказ), которое работник должен дать в течение пяти рабочих дней с момента получения от работодателя соответствующего уведомления. В письменном уведомлении работодатель должен поставить работника в известность о последствиях отказа в даче им согласия на получение персональных данных, включая отказ в приеме на работу.

2.5. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности).

Данное  положение  не  распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами.

2.6. Защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами.

2.7. Не требуется обеспечение конфиденциальности персональных данных:

- в случае обезличивания персональных данных;

- в отношении общедоступных персональных данных.

2.8. Работники и их представители должны быть ознакомлены  под расписку с документами МАОУ СОШ № 59 г. Челябинска, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также осведомлены об их правах и обязанностях в этой области.

2.9. Работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны. Если в трудовом договоре будет содержаться норма об отказе работника от данного права, то в этой части трудовой договор будет считаться недействительным.

2.10. Работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников.

3. Личное дело.

3.1. При поступлении на работу работник предоставляет персональные данные о себе в документированной форме. А именно:

3.2. Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документов помимо предусмотренных  Трудовым   кодексом   РФ,   иными   федеральными   законами,  указами  Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.

3.3. При заключении трудового договора и в ходе трудовой деятельности может возникнуть необходимость в предоставлении работником документов:

3.4. После того, как будет принято решение о приеме работника на работу, а также впоследствии в процессе трудовой деятельности к документам, содержащим персональные данные работника, также будут относиться:

3.5. После издания приказа о приеме на работу формируется личное дело работников.

3.6. Личное дело ведется на протяжении всей трудовой деятельности работников. Изменения, вносимые в личное дело, должны быть подтверждены соответствующими документами.

3.7. В перечень документов  личного дела работников при приеме на работу могут входить:

- копия паспорта

- копия свидетельства о присвоении ИНН

- копия пенсионного страхового свидетельства

- копия военного билета (у военнообязанных)

- копия документов об образовании (в том числе о дополнительном образовании, если представление этих документов требует трудовая функции работника)

- медицинская справка о прохождении медицинского осмотра

- личная карточка Т-2

- Трудовой договор

- документы о прохождении обучения, испытательном сроке

- документы о составе семьи работника, необходимые для предоставления ему гарантий, связанных с выполнением семейных обязанностей

- копия водительского удостоверения и документов на автомобиль, если это требуется в связи с выполнением трудовой функции работника

- иные документы персонального учета, относящихся к персональным данным работника.

4. Хранение персональных данных работника

4.1. Сведения о работниках МАОУ СОШ № 59 г. Челябинска хранятся на бумажных носителях в Администрации. Для этого используются специально оборудованные шкафы и сейфы, которые запираются и опечатываются. Сведения о работниках располагаются в алфавитном порядке. Ключ от шкафов и сейфов, в которых хранятся сведения о работниках организации, находится у специалиста по персоналу, а при его отсутствии — у бухгалтера Администрации.

4.2.         Бумажные носители персональных данных:

- трудовая книжка

- журнал учета трудовых книжек

- журнал учета командировок

- листки нетрудоспособности

- материалы по учету рабочего времени

- личная карточка Т-2

- приказы по личному составу

- входящая и исходящая корреспонденция военкомата, страховой компании, службы судебных приставов.

- личные дела

4.3. При наборе специалистов документы, находящиеся в работе, могу находиться на рабочих столах или в специальных папках только в течении рабочего дня. По окончанию рабочего дня данные документы должны убираться в запирающиеся шкафы.

4.4. Сведения о работниках МАОУ СОШ № 59 г. Челябинска  могут также храниться на электронных носителях, доступ к которым ограничен паролем.

4.5. Работодатель обеспечивает ограничение доступа к персональным данным работников лицам, не уполномоченным законом либо работодателем для получения соответствующих сведений.

4.6. Доступ к персональным данным работников без специального разрешения имеют работники, занимающие в МАОУ СОШ № 59 г. Челябинска следующие должности:

- Директор;

- Заместители директора;

- Главный бухгалтер (к тем данным, которые необходимы для выполнения конкретной функции);

- Бухгалтер (к тем данным, которые необходимы для выполнения конкретной функции);

- Специалист по персоналу;

- Руководители структурных подразделений (доступ к личным данным работников только своего подразделения).

4.7.  При   получении   сведений,   составляющих   персональные  данные          работника,
указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций, заданий.

5. Передача персональных данных работника

5.1. При передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования:

Учитывая, что Трудовой кодекс РФ не определяет критерии ситуаций, представляющих угрозу жизни или здоровью работника, работодатель в каждом конкретном случае делает самостоятельную оценку серьезности, неминуемости, степени такой угрозы. Если же лицо, обратившееся с запросом, не уполномочено федеральным законом на получение персональных данных работника, либо отсутствует письменное согласие работника на предоставление его персональных сведений, либо, по мнению работодателя, отсутствует угроза жизни или здоровью работника, работодатель обязан отказать в предоставлении персональных данных лицу. Лицу, обратившемуся с запросом, выдается письменное уведомление об отказе в предоставлении персональных данных;

5.2. Массовыми потребителями персональных данных вне МАОУ СОШ № 59 г. Челябинска могут быть следующие государственные и негосударственные структуры:

- налоговые инспекции

- правоохранительные органы

- органы статистики

- военкоматы

- органы социального страхования

- пенсионные фонды

- подразделения муниципальных органов управления

- страховые агенты.

5.3. Данные требования установлены ст. 88 Трудового кодекса РФ и не подлежат изменению, исключению, так как являются обязательными для сторон трудовых отношений.

6. Обязанности работника и работодателя

6.1 В целях обеспечения достоверности персональных данных работник обязан:

6.1.1. При приеме на работу предоставить работодателю полные и достоверные данные о себе;

6.1.2.  В случае изменения сведений, составляющих персональные данные работника, незамедлительно предоставить данную информацию работодателю.

6.2.          Работодатель обязан:

6.2.1.   Осуществлять защиту персональных данных работника;

6.2.2.Обеспечить хранение первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, к которой, в частности, относятся документы по учету кадров, документы по учету использования рабочего времени и расчетов с работниками по оплате труда и др. При этом персональные данные не должны храниться дольше, чем это оправдано выполнением задач, для которых они собирались, или дольше, чем это требуется в интересах лиц, о которых собраны данные;

6.2.3.  Заполнение   документации,   содержащей    персональные      данные   работника, осуществлять в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1;

6.2.4. По письменному заявлению работника не позднее трех дней со дня подачи этого заявления выдавать последнему копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно;

6.2.5. Вести учет передачи персональных данных работника третьим лицам путем ведения соответствующего журнала, отражающего сведения о поступившем запросе (кто является отправителем запроса, дата его поступления работодателю), дату ответа на запрос, какая именно информация была передана либо отметку об отказе в ее предоставлении, либо ограничиваться помещением в личное дело работника выписок, копий документов и т.п., отражающих сведения о поступившем запросе и результатах его рассмотрения;

6.2.6. В целях обеспечения сохранности документов по личному составу увольняемых работников  в  случае  реорганизации  и ликвидации  МАОУ СОШ № 59 г. Челябинска,   а также  социальной защищенности граждан, выполняющих работу по трудовому договору, включать в свои учредительные документы правила учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передачи их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица (распоряжение Правительства РФ от 21.03.94 № 358-р «Об обеспечении сохранности документов по личному составу»);

6.2.7.  В  случае реорганизации или ликвидации МАОУ СОШ № 59 г. Челябинска учет и сохранность

документов  по  личному  составу,   порядок  передачи  их  на  государственное  хранение осуществлять в соответствии с правилами, предусмотренными учредительными документами.

7. Права работников в целях защиты персональных данных

7.1. В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право на:

8. Ответственность за нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника

8.1. Лица,  виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.

8.2. Неправомерный отказ работодателя исключить или исправить персональные данные работника, а также любое иное нарушение прав работника на защиту персональных данных влечет возникновение у работника права требовать устранения нарушения его прав и компенсации причиненного таким нарушением морального вреда.

8.3. Если права и законные интересы работника были нарушены в связи с разглашением информации, содержащей его персональные данные, или иным неправомерным использованием такой информации, он вправе обратиться в установленном порядке за судебной защитой своих прав, в том числе с иском о возмещении убытков, компенсации морального вреда, защите чести, достоинства и деловой репутации.

9. Заключительные положения

9.1. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения директором МАОУ СОШ № 59 г. Челябинска.

9.2. Все дополнения и изменения к Положению утверждаются директором МАОУ СОШ № 59 г. Челябинска.

9.3. Настоящее Положение доводится до сведения всех работников МАОУ СОШ № 59 г. Челябинска персонально под роспись.

Визы согласования:

Лист ознакомления

№ п/п

ФИО

Дата ознакомления

Подпись

Обновлено ( 04.10.2014 23:23 )